Au-delà d’être un spécialiste du droit, un conseiller et un professionnel qui défend au mieux les intérêts de son client, un avocat est également un entrepreneur, qui est amené à explorer tous les aspects annexes à sa profession. En ce sens, un avocat n’échappe pas aux obligations administratives qui s’appliquent à tous les indépendants, comme la comptabilité par exemple. Nous allons parcourir ensemble les obligations comptables qui s’appliquent à la profession, ainsi que les meilleures pratiques pour automatiser sa comptabilité en tant qu’avocat.
Les obligations comptables des avocats : quelles sont les règles ?
Comme pour tous les autres entrepreneurs, les obligations comptables et fiscales des avocats dépendent du régime fiscal applicable. Il y a généralement deux types de régimes utilisés par les avocats pour exercer leur activité en indépendant :
- – régime micro-BNC
- – régime BNC en déclaration contrôlée
La comptabilité des avocats en micro-BNC
Le micro-BNC est le régime qui permet à un avocat de bénéficier d’allègements en termes d’obligations comptables et administratives. En effet, un avocat soumis à ce régime (souvent un avocat collaborateur en début de carrière) n’a pas à clôturer de comptes en fin d’année fiscale, ni de bilan à transmettre à l’administration. En revanche, un avocat micro-BNC a pour obligation de tenir un livre de recettes. Celui-ci répertorie l’ensemble d’encaissements effectués ainsi que leurs détails (le montant des honoraires, le moyen de règlement, la date etc).
La comptabilité d’un avocat micro-BNC ne se limite pas uniquement à la tenue de ce livre. En tant que professionnel, un avocat a l’obligation d’émettre des devis et des factures vis-à-vis de ses clients. Que l’avocat micro-BNC facture des honoraires à son cabinet ou à sa propre clientèle, une facture est obligatoire pour chaque prestation. C’est d’ailleurs, ces tâches qui peuvent se révéler comme étant les plus répétitives.
L’autre volet administratif des avocats micro-BNC concerne les déclarations de TVA. Un avocat dépassant certains seuils de chiffre d’affaires (44 500 € et 55 700 €) devient redevable de la TVA. L’assujettissement d’un avocat micro-BNC à la TVA entraîne pour lui l’obligation d’établir des déclarations de TVA tous les mois ou tous les trimestres, selon le régime choisi.
La comptabilité des avocats en déclaration contrôlée
La comptabilité des avocats en déclaration contrôlée est plus complexe que celle des avocats en micro-BNC. En effet, les avocats en déclaration contrôlée ont l’obligation légale de tenir une comptabilité (d’engagement ou de trésorerie, au choix) complète. La tenue de la comptabilité suppose :
- – la transmission de comptes annuels à l’administration fiscale tous les ans (bilan, compte de résultat ainsi que les annexes). On parle de la fameuse déclaration 2035
- – la tenue d’un livre comptable qui doit répertorier tous les flux de l’activité de l’avocat, classés dans la bonne catégorie comptable
- – l’obligation de conserver toutes les pièces justifiant les flux de l’activité (factures, tickets de caisse, notes de frais, d’achat etc).
Étant assujetti à la TVA, un avocat en déclaration contrôlée doit transmettre à l’administration fiscale ses déclarations tous les mois ou tous les trimestres (selon le régime choisi).
De la même manière qu’au régime micro-BNC, la facturation conforme aux normes légales est obligatoire pour les avocats indépendants exerçant au régime de la déclaration contrôlée.
Nos conseils pour ne pas perdre de temps avec la comptabilité en tant qu’avocat
Vous l’avez compris, la comptabilité et l’administratif ne sont pas une partie de plaisir pour les avocats. Heureusement il existe des solutions pour simplifier son quotidien d’avocat et gagner du temps entre les rendez-vous clients, les audiences et les dossiers.
Automatisez le maximum de tâches possibles
1. La facturation
Afin de vous libérer du temps, pensez à adopter un logiciel de facturation efficace. Privilégiez un logiciel qui vous donne la possibilité de créer des catalogues d’honoraires, de frais et de débours récurrents. En tant qu’avocat collaborateur par exemple, vous pourrez ainsi générer des factures en deux clics à destination de votre cabinet pour la refacturation d’honoraires. C’est en outre ce que propose Jarvis Legal. Vous pouvez créer vos propres listes d’activités prédéfinies, ce qui vous fera gagner un temps considérable au moment de la saisie des temps et de la facturation.
2. La gestion des justificatifs
La gestion des justificatifs est certainement la partie la plus pénible. Si vous n’avez pas l’habitude de faire votre comptabilité au fur et à mesure, vous risquez de vous retrouver avec une tonne de factures et tickets accumulés. Pour ne pas être débordé, pensez à adopter un logiciel qui permet de numériser les justificatifs en les prenant en photo ou en les téléchargeant. Cela vous encouragera à transmettre vos justificatifs au fil de l’eau à votre expert-comptable. Ici aussi, Jarvis permet de gagner beaucoup de temps en faisant d’une pierre deux coups : vous pouvez déposer vos justificatifs dans le répertoire adéquat de votre dossier, ce qui l’enverra également et automatiquement vers Acasi pour être intégré à votre comptabilité.
Déléguez, vous n’êtes pas expert de la comptabilité
Gérer sa comptabilité, ses déclarations de TVA et son bilan seul, vous expose à des erreurs et oublis. Vous n’êtes pas expert de la comptabilité, il est donc préférable de déléguer toutes ces obligations légales à des experts dont c’est le métier. Imaginez le stress et l’angoisse d’avoir manqué la date limite pour faire son bilan ou ses déclarations de TVA. Faites appel à un expert-comptable qui prendra en charge toute cette partie pour vous. Cela vous épargnera du temps, des nerfs et vous délivrera de la charge mentale que représente la comptabilité pour les indépendants. Avec Acasi, vous disposez d’un coach dédié à votre dossier dont la mission est de vous accompagner dans toutes ces démarches.
Utilisez des solutions modernes
Comme nous le disions dans l’introduction, être avocat c’est aussi être un entrepreneur. Ce rôle implique une certaine vigilance et surtout de l’anticipation quant à la gestion de sa trésorerie. Cela peut se révéler fastidieux si l’on n’est pas équipé de bons outils. Adoptez des outils qui vous permettent d’éviter les mauvaises surprises.
En résumé, la gestion de la comptabilité et de l’administratif peut se révéler fastidieuse, si l’on n’est pas équipé de bons outils. Cela signifie-t-il qu’il faut démultiplier les abonnements et donc les coûts pour rester efficace ? Non. Fort heureusement il existe des solutions tout en un, qui sont là pour vous aider. Par exemple, Jarvis et ACASI proposent des outils simples, intuitifs qui vous simplifient le quotidien. Acasi, l’expert-comptable pour avocat, est à la fois une application comptable qui automatise toutes vos tâches comptables pour vous aider au quotidien et un cabinet d’expertise comptable, inscrit à l’Ordre des experts-comptables pour prendre en charge toutes vos obligations légales. En ce moment, grâce au partenariat Jarvis x Acasi, vous bénéficiez de 10% de remise sur toutes leurs offres.
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