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Comment déjouer les pièges dans un contexte économique incertain

by with No Comment Avocat EntrepreneurDigitalisationProductivité

De plus en plus d’avocats découvrent la force du BI ou Business Intelligence.

Oui, c’est un terme un peu barbare et pas forcément très clair.

Explications.

Longtemps les #avocats ont dû jongler avec des sources d’information aussi diverses que variées pour avoir une idée de l’activité économique de leur cabinet. On pense évidemment aux tableaux Excel, mis à jour aussi souvent que possible mais qui deviennent rapidement obsolètes. Il faut alors se remettre à l’ouvrage.

Une autre source est l’expert-comptable. Un coup de téléphone ou un email permettait d’avoir un retour plus ou moins rapide pour connaître le chiffre d’affaires réalisé à date et, dans le meilleur des cas, si le cabinet dégageait un résultat ou pas.

Dans un contexte économique qui se tend et devient de plus en plus incertain, ce mode de fonctionnement artisanal ne répond plus aux enjeux. Les paramètres sont identifiés :

☣️ inflation galopante
☣️ remonté des taux d’intérêt
☣️ pouvoir d’achat des ménages en berne
☣️ ralentissement économique, possiblement récession
☣️ dégradation de la situation géopolitique
☣️ crise sanitaire et vagues successives de confinements

Les événements survenus depuis 2020 nous ont appris que rien n’est impossible, même l’inimaginable.

Mais cela vaut dans les deux sens. Le pire n’est jamais certain 🌈!

Dans ce contexte plein de défis, il est crucial d’y voir aussi clair que possible. Charité bien ordonnée commence par soi-même. Pour ne pas être le passager tributaire des vicissitudes du marché, mieux vaut être aux manettes.

C’est là que la BI rentre en jeu !

L’avocat a besoin d’indicateurs de performance comme le commandant d’un A350 a besoin de son tableau de bord. C’est quand le temps se gâte qu’il lui faut connaître sa route tout en déjouant les pièges.

L’important ici pour tout avocat est d’identifier les forces et les faiblesses de son cabinet. Pour cela, il doit disposer de plusieurs indicateurs et tableaux de suivi. Citons quelques-uns particulièrement essentiels :

📈 Le chiffre d’affaires réalisé à date + prévisionnel

📊 Le montant des impayés global et par client

📈 La balance âgée

📊 Les clients à facturer

📈 La rentabilité par Dossier et par Client

📊 Le top 10 des Clients par CA HT

📈 Le top 10 des Dossiers par CA HT

Mis à jour le 29/08/2022

Automatisation

Bien sûr, ces indicateurs et tableaux détaillés doivent jouer le rôle de facilitateurs, ce qui signifie qu’ils ne doivent pas représenter une charge de travail supplémentaire pour les avocats. 

L’actualisation doit donc être entièrement automatisée, c’est un point clé  dans le succès de la démarche engagée par le cabinet. Ainsi, même en exerçant son activité en solo, on peut disposer des mêmes informations que des cabinets structurés disposant de ressources plus importantes.

Précision

Attention à l’overdose d’informations et d’indicateurs. Mais même avec les bons indicateurs en place, il est nécessaire de pouvoir cibler l’infirmation recherchée. Chaque indicateur, chaque tableau doit offrir à l’utilisateur la possibilité de pouvoir filtrer les informations à afficher pour lui permettre de visualiser uniquement les résultats escomptés. Mieux comprendre une situation passe par une information exploitable. 

La puissance du Cloud

C’est là que réside l’un des principaux avantages des solutions SaaS, développée spécifiquement pour être intuitive et disponible de façon permanente.

Car c’est là l’autre enjeux: pouvoir consulter ces indicateurs clés à tout moment et où que l’on soit. Cela signifie que l’avocat doit être en mesure de se connecter au cabinet comme en déplacement, depuis sont propre ordinateur ou depuis un équipement tiers, sans jamais mettre ses données à risque.

C’est une différence notable avec les tableaux Excel habituels: disposer d’une vraie BI permet de consulter ses indicateur de performance dès que c’est nécessaire, simplement et immédiatement. C’est bien plus simple et plus souple qu’avec un tableau Excel qui nécessite un PC ou une (grande) tablette à minima.

Si le sujet vous intéresse et que vous voulez reprendre le contrôle de votre activité pour être parer à faire face à toute situation, n’hésitez pas à prendre contact avec l’un de nos spécialistes : 

Prendre rendez-vous avec un spécialiste
booster sa trésorerie

7 bonnes pratiques pour booster sa trésorerie

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La trésorerie est le nerf de la guerre. Les avocats, indépendants ou en cabinet, sont tout aussi concernés par cette problématique centrale. D’autant plus que, bien souvent, ils entretiennent un rapport ambigu à l’argent. Cela crée parfois des situations de tension sur une trésorerie déjà mise à mal par les diverses crises traversées récemment : grèves pour la défense du système de retraite, mouvement des gilets jaunes, sidération liée à la pandémie puis fermeture des juridictions et maintenant l’incertitude économique créée par la guerre en Ukraine.

Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour booster la trésorerie du cabinet et ainsi se prémunir contre des insomnies ou des périodes de ralentissement de l’activité.

1. Piloter sa trésorerie

Savoir à tout moment quel est le niveau de trésorerie du cabinet constitue la base de toute action préalable sur le sujet.

La première étape consiste à vérifier régulièrement les disponibilités sur votre compte bancaire :

–  Si vous n’avez qu’un seul compte, consultez le solde en ligne ou depuis l’application de votre portable

–  Si vous avez plusieurs comptes en banque, utilisez un agrégateur comme Bankin (c’est gratuit) qui vous permettra de visualiser d’un coup d’œil le total disponible sur l’ensemble de vos comptes

La deuxième étape consiste à anticiper les dépenses et les revenus escomptés sur les 3 prochains mois. Créez un tableau Excel dans lequel vous pourrez saisir les revenus d’une part, et les dépenses d’autre part, pour calculer ensuite le solde disponible chaque mois. Cliquez ici pour télécharger le modèle que nous mettons gratuitement à votre disposition. Quelques conseils pour alimenter ce tableau

–  Saisissez prioritairement les dépenses et revenus récurrents comme le loyer, les abonnements divers, les paiements mensualisées (assurances, contrats de services, frais bancaires…)…

–  Saisissez ensuite les montants attendus par ordre décroissant pour éviter un oubli qui impacterait fortement le résultat final

Ce travail doit d’inscrire dans la durée. Aussi, il est important de sanctuariser la mise à jour régulière de ce tableau en bloquant un créneau d’une heure toutes les semaines (même jour et même heure) pour faire en sorte que le tableau vive et vous soit utile. Inscrivez-le dans votre agenda Outlook pour être sûr de ne pas l’oublier.

Vous disposez désormais d’un outil qui vous permet d’anticiper et d’engager des actions préventives pour éviter de vous retrouver dans une situation délicate. Justement, il est temps de passer aux initiatives que vous pouvez prendre pour booster votre trésorerie.

2. Encaisser plus tôt

Pour des raisons encore obscures (nous accompagnons des milliers d’avocats depuis près de 10 ans), les avocats éprouvent souvent une gêne au moment de facturer leu client ou lorsqu’ils leur parlent d’argent. C’est dommage car cela les place souvent dans une situation financière compliquée et qu’ils génèrent eux-mêmes !

C’est d’autant plus regrettable que, plus ils attendent pour facturer leurs clients, plus la facture augmente et plus la situation devient embarrassante pour l’avocat. Bref, c’est le serpent qui se mord la queue ! Heureusement, il y a des solutions simples que l’avocat peut rapidement mettre en œuvre.

Ce sont les fameuses factures de provisions. Elles permettent de percevoir une partie substantielle du montant que l’avocat facturera dans le cadre du dossier. Une règle d’or veut que l’avocat demande systématiquement à son client d’honorer la facture de provision avant qu’il n’engage toute action de sa part pour le compte dudit client. Poser cette règle d’entrée de jeu ne posera pas de problème. Au contraire, le client appréciera la franchise et la clarté du propos. A l’inverse, recevoir une facture alors qu’on ne s’y attend pas est toujours plus délicat. Cela peut consommer du temps en explications et justifications.

Facturez donc avant même d’avoir commencer à travailler pour votre client : vous engagez une relation solide et travaillez dans un contexte plus serein. L’utilisation d’un logiciel comme Jarvis Legal simplifie la création et l’envoie de factures de provision, tout comme l’édition de convention d’honoraires personnalisée aux coordonnées du client.

3. Facturer régulièrement ses clients

Au fur et à mesure que le dossier avance, l’avocat saisit des temps, engage des frais pour le compte de son client. Il est contreproductif d’attendre trop longtemps pour le facturer, pour les raisons déjà évoquées plus haut. Il est préférable de facturer régulièrement son client ce qui permet de préserver un dialogue permanent et constructif. En effet, c’est l’occasion de le tenir informé de l’avancement de son dossier et de répondre aux questions qu’il pourrait avoir. S’il y a un écueil, il est traité dès son apparition ce qui facilité sa rapide résolution.

Il existe principalement trois méthodes de facturation efficaces au sein des cabinets d’avocats :

–  La facturation au fil de l’eau

–  La facturation en fin de mois

–  La facturation à l’atteinte d’un palier

Pour cela, l’avocat doit disposer d’une vue à jour de l’encours de ses dossiers, client par client, pour savoir quand déclencher la facturation et pour qui. Des logiciels comme Jarvis Legal proposent ce type de fonctionnalité, permettant à l’avocat de déclencher la facturation auprès de plusieurs clients en quelques secondes seulement. Les factures sont ainsi personnalisées et éditées sur le papier à en-tête du cabinet. Elles peuvent être directement envoyées par email, accompagné d’un accusé de réception et de lecture pour faciliter le suivi par l’avocat responsable.

4. Raccourcir les délais de paiement

Facturer régulièrement ses clients permet de déclencher le délai de paiement plus tôt et d’encaisser plus rapidement les sommes à percevoir. En fonction de son activité et de la typologie de sa clientèle, un cabinet d’avocats accordera des délais de règlement variables. Il faut donc être en capacité de les identifier pour les suivre précisément et déclencher les relances en temps voulu (voir ci-dessous).

Le délai de paiement va avoir un impact fort sur la trésorerie. En effet, entre le moment où le service est « produit » par l’avocat et le moment où ce dernier est payé, il faut financier le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). C’est-à-dire les dépenses liées au bon fonctionnement du cabinet pour produire le service promis aux clients. Plus le cabinet facture tard, plus il encaissera tard, plus la période à financer (et donc le BFR) sera longue et donc coûteuse. Autre effet pervers, mal appréhendé, le BFR peut amener l’avocat à penser qu’il doit facturer plus cher, risquant de tendre un peu plus la relation avec ses clients sur ce sujet et à freine son développement commercial.

Le niveau de trésorerie se joue donc sur le bon timing entre facturation et encaissements. Si ces derniers tardent à arriver, il faut alors passer à l’étape d’après : le recouvrement.

5. Relancer ses clients dès le premier retard constaté

On l’a dit, il est essentiel de facturer ses clients à temps. Il est tout aussi essentiel de relancer les mauvais payeurs. Il est donc fortement recommandé pour un cabinet d’avocats de mettre en place un processus de recouvrement qui propose plusieurs niveaux de relance. En effet, tous les clients ne sont pas nécessairement animés d’une mauvaise intention lorsque survient le moment de payer la facture mais qu’ils tardent à le faire.

Ils peuvent avoir simplement oublié. Il peut y avoir un problème technique, administratif ou encore un impondérable exceptionnel. Il n’est alors pas nécessaire de se montrer trop agressif dans sa relance. Tout au contraire, se montrer patient et compréhensif permettra de renforcer la relation client.

A l’inverse, les mauvais payeurs chroniques doivent être identifiés pour anticiper et adapter le processus de facturation d’une part et le recouvrement d’autre part. Là aussi, il existe des solutions clé en main comme Jarvis Legal qui affiche une balance âgée par client. Elle est actualisée en permanence et peut être exportée pour avoir un listing à jour des clients et factures concernés pour engager les relances auprès des clients concernés.

Il est essentiel que l’avocat se fasse violence et prenne le sujet en main car il est trop souvent gêné d’appeler ou de relancer ses clients sur ce sujet sensible. Il est à noter que le temps joue en sa défaveur : plus la situation traîne, plus elle sera compliquée à dénouer.

6. Agir rapidement et efficacement en cas de difficulté de trésorerie

Grâce au tableau de suivi de trésorerie présenté au début de cet article, vous disposez d’une capacité d’anticipation. Dès que vous identifiez une difficulté à venir pouvant engendrer une période plus compliquée qui risque de durer, prenez rapidement les décisions qui s’imposent.

Pour cela, à partir de la liste des dépenses indiquées au tableau de trésorerie, identifiez celles qui présentent un retour sur investissement (ROI) incertain, trop lointain ou les dépenses qui n’ont pas de valeur aux yeux de vos clients. Cela concerne tout aussi bien vos bureaux, les frais de fonctionnement, les équipements que les prestataires ou coûts de transports par exemple.

Vous pourrez réengager ces dépenses lorsque vous serez sorti de la phase de turbulence et que la trésorerie aura retrouvé un niveau satisfaisant.

7. Prévoyez une réserve pour faire face aux imprévus

Les périodes que nous traversons depuis plusieurs années ont démontré qu’aucun scénario, fut-il hautement improbable, ne devait être ignoré. Votre trésorerie doit vous permettre de faire face aux imprévus et vous laisser le temps de vous y adapter.

Idéalement, il convient de disposer de 4 à 6 mois de trésorerie. Comment définir ce seuil ? C’est simple : il représente le montant des charges à assumer sur cette période en partant du principe qu’il n’y aura plus de chiffre d’affaires sur cette même période. Donc si vous avez des charges mensuelles à hauteur de 5 000 €, le niveau de trésorerie cible devra être compris entre 20 et 30 K€ pour bénéficier d’une réserve suffisante.

Il vous est également possible de demander à votre banque une facilité de caisse ou autorisation de découvert. Calculée au prorata de votre chiffre d’affaires, elle représente généralement 15 jours de CA. C’est la période durant laquelle vous serez autorisé à être à découvert dans la limite de la somme autorisée. Attention toutefois : cette solution coûte assez cher et vous devrez redevenir positif dans le délai de 15 jours accordé.

Une fois la réserve de trésorerie constituée, il est recommandé d’optimiser l’excédent pour ne pas laisser dormir l’argent inutilement. Que ce soit à titre personnel ou pour vos salariés, il existe des solutions très intéressantes et particulièrement incitatives, comme les offres proposées par Swisslife ou AXA (revenus complémentaires pour compléter une future retraite, plan de participation, abondements…).

La trésorerie est un sujet hautement stratégique, tant pour les entreprises que pour les cabinets d’avocats. A l’image de la batterie de votre ordinateur portable ou de votre smartphone, il faut toujours avoir de la réserve pour affronter les impondérables. Nous l’avons vu ici, de nombreux leviers sont à votre disposition pour prendre l’initiative sur ce sujet et ne pas subir. A vous de jouer désormais.

Pour aller plus loin sur ce sujet, téléchargez le tableau de suivi de trésorerie que nous mettons à dispositions gratuitement et n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un chargé d’affaires pour en savoir plus sur Jarvis Legal.

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Avocat collaborateur, élément-clé de réussite du cabinet

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Trop souvent l’avocat collaborateur est cantonné au rôle ingrat d’ouvrier spécialisé, chargé de produire sans condition ce que l’associé a vendu. Cette organisation historique entre associé et collaborateur a conduit à des dérèglements préjudiciables à toutes les parties : démotivation, manque de productivité…

L’organisation interne du cabinet est souvent proche d’une organisation paramilitaire, avec des associés-chefs qui imposent parfois un rythme et une exigence difficile à atteindre par les « troupes ».

Pourtant, le cabinet bénéficie fortement d’une intégration des collaborateurs à sa stratégie. Celui-ci est en effet tout à la fois l’ouvrier spécialisé qui produit, le représentant  du cabinet et enfin le futur associé.

Faire participer l’avocat collaborateur à la stratégie du cabinet

L’avocat collaborateur a beau être indépendant et libre de ses engagements, le cabinet a intérêt à l’inclure dans sa stratégie. C’est d’ailleurs le sens du mot « collaborer », participer au projet commun. En effet, l’implication et la motivation du collaborateur sera d’autant plus forte qu’il se sent intégré et en cohérence avec les valeurs, la culture, l’expertise du cabinet. En retour, son implication et sa motivation seront des atouts considérables dans la qualité du travail rendu par le cabinet.

Nous pouvons ainsi citer 3 moyens simples de développer l’implication de vos collaborateurs :

  • Organisez un séminaire une à deux fois par an (déjeuner, week-end, après-midi…). Partagez les réalisations, les projets et les valeurs du cabinet
  • Managez vos collaborateurs : contrôlez leur travail, reconnaissez leurs succès, identifiez les points d’amélioration 
  • Prenez en compte leur avis pour ce qui les concerne. Quel logiciel de gestion utiliser ? Comment répartir des tâches entre collaborateurs, avec les associés et assistantes juridiques ?

Améliorer sa productivité

Le travail principal de l’avocat collaborateur est de produire pour le client, sous le contrôle et l’expertise de l’associé référent. Avec les secrétaires juridiques, la productivité du collaborateur est très dépendante des process de travail et du logiciel de gestion au sien du cabinet.

Or, le collaborateur est payé à l’heure. Plus il est rapide, moins le cabinet dépense. C’est pourquoi l’intérêt du cabinet est de mettre à disposition les outils appropriés. Les notions de travail collaboratif, de mobilité, d’ergonomie sont alors des facteurs clés de productivité. Retrouvez ici les 7 raisons pour lesquelles votre cabinet en a besoin.

Prenez en compte le point de vue des opérationnels. Réfléchissez également avec eux à l’organisation, le cabinet dans son ensemble en tirera les bénéfices.

Investir sur son potentiel

Investir dans la formation (juridiques, commerciales, technologiques) de vos collaborateurs est donc nécessaire au développement de votre cabinet. Meilleurs seront vos collaborateurs, plus ils seront contributifs au développement des ventes, à la satisfaction client, à la rentabilité de vos dossiers.

L’avocat collaborateur est aussi un associé en devenir. Ainsi, la perspective de s’associer dans un cabinet à l’écoute et bien géré est un facteur de motivation pour le collaborateur. De son côté, le cabinet bénéficiera d’un nouvel associé déjà formé, efficace et en phase avec les valeurs du cabinet.

En conclusion, considérer ses collaborateurs comme une richesse est un gage de développement du cabinet. Améliorez les outils logiciels, les pratiques managériales sont des axes simples et efficaces de constituer au sein de votre cabinet une équipe de grande qualité ! 

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Logiciels juridiques pour ministères de la Justice ? Une évidence !

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La justice est critiquée pour sa lenteur, sa distance avec le citoyen, son organisation archaïque. Pourtant, grâce à des logiciels juridiques cloud, le Ministère de la Justice pourrait fortement améliorer son fonctionnement et son rapport au citoyen. 

Les opportunités des logiciels juridiques cloud

De nombreux services pourraient utilement fonctionner grâce à des solutions cloud : l’état civil, les dépôts de plainte, le transfert d’informations entre entités (commissariat, prison, tribunal, avocats…), etc.

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Logiciel de gestion des temps : 7 raisons pour lesquelles votre cabinet en a besoin !

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Les avocats proposent à leurs clients leur expertise et leurs conseils. Ces services sont valorisés sous forme de temps de travail. L’avocat facture ensuite ses honoraires en s’appuyant sur le temps passé sur chaque dossier conformément aux règles de l’ordre. Dès cet instant, le logiciel de gestion des temps présente des avantages immenses . 7 bonnes raisons pour lesquelles vous devez vous équiper !

Facturer avec justesse

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5 questions à se poser pour choisir son logiciel juridique

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Il est impossible d’organiser son cabinet d’avocat ou son activité libérale sans s’appuyer sur un logiciel juridique. Cependant, à l’heure du choix, comment sélectionner l’outil qui va le mieux correspondre à ses besoins d’aujourd’hui, et de demain ? 5 questions à vous poser afin de prendre une décision pertinente…

Prendre spécifiquement un logiciel juridique

Beaucoup de logiciels proposent des fonctionnalités de saisie des temps, de gestion de fichiers ou de CRM. Mais seuls les logiciels exclusivement juridiques sont pensés pour l’organisation particulière des métiers du droit et des avocats. Il est important donc de s’assurer que votre logiciel s’adresse spécifiquement aux avocats et pas à toutes les professions.

S’intéresser aux fonctionnalités

Bien que le sujet soit complexe, vous devez en tant qu’avocat et entrepreneur, vérifier que la solution dont vous souhaitez équiper votre cabinet correspond à vos habitudes de travail.

Les fonctionnalités de saisie des temps et de facturation sont essentielles. Qu’en est-il de la gestion des dossiers ? de l’édition de documents ? Peut-on partager ses informations internes ? et avec les clients ou les parties adverses ? Y a-t-il un CRM ? Autant de questions qui doivent être posées et autant de réponses qui doivent être analysées afin de faire le bon choix.

Vérifier la qualité du service de relation client

Une fois votre solution achetée/souscrite, vous allez l’utiliser tous les jours. Vérifiez que votre fournisseur de solution vous accompagnera et comment. L’accompagnement client au début de l’abonnement, des webinars fréquents, un accès facile et réactif aux équipes support sont autant de sujets décisifs pour que votre expérience avec votre nouveau logiciel juridique soit concluant.

L’image de marque du fournisseur n’est pas forcément une garantie suffisante : les opérateurs de téléphonie mobile ou d’accès Internet sont des exemples courants de grandes sociétés incapables de délivrer un service d’accompagnement satisfaisant.

Posez des questions, demandez quels outils sont déployés au quotidien pour les utilisateurs : vous prendrez une décision d’achat plus rassurante dans la durée.

Solution hébergée ou solution locale ?  

Les logiciels installés en local, sur votre ordinateur ou votre serveur, souffrent de plusieurs inconvénients. D’abord, ils sont onéreux car nécessitant un maintien informatique constant. Les mises à jour sont aussi plus longues et plus compliquées. Elles passent par une installation via un CD ou un DVD. Elles sont généralement payantes. Enfin, les solutions installées localement sont exposées aux attaques informatiques (virus, ransomwares).

Nous conseillons donc de privilégier des solutions hébergées et idéalement en cloud privé. En effet, installer votre logiciel sur un serveur hébergé vous oblige tout de même à sécuriser votre infrastructure et complique l’utilisation au quotidien. Un cloud privé comme en propose Jarvis Legal est la meilleure sécurité pour vos données et propose un usage ergonomique.

Regarder le coût complet tout au long de la durée d’utilisation

Certaines solutions peuvent sembler moins chères car proposant une mensualité plus basse. Par exemple, beaucoup de coûts ne sont pas dans les mensualités : coût de migration, d’installation, de paramétrage, de formation (obligatoire ou pas ) ? Ensuite, le périmètre inclut dans le prix peut changer entre les concurrents, certains intégrant des options que d’autres n’incluent pas.

C’est donc le coût complet sur 3 ans qui permet véritablement de comparer les logiciels juridiques entre eux. Et là, généralement, les offres les moins chères ne sont plus celles que l’on croit… C’est le cas pour Jarvis Legal qui propose des coûts d’entrée faibles et une mensualité variable entre 29 et 86 € par mois. Ainsi, le coût complet pour le cabinet est généralement inférieur à la concurrence.

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Facturer ses clients en tant qu’avocat : comment allier souplesse et structure

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Notre webinar « Facturer simplement grâce à Jarvis«  s’est tenu vendredi 7 avril à 12h. En 30 minutes, vous avez pu découvrir comment facturer en quelques clics grâce à Jarvis Legal.

Plus de 40 avocats ont participé à ce webinar, inscrivez-vous dès à présent à notre newsletter pour être informés directement de nos prochaines dates.

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Travailler 10 semaines dans la Silicon Valley, un atout déterminant

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Jarvis Legal a fait partie du programme de BPI France et Business France dans la Silicon Valley, baptisé Impact North America.

Ainsi, pendant 10 semaines à San Francisco, USA, notre équipe a pu développer notre activité américaine et améliorer nos solutions.

Cette expérience est relatée dans cette interview (en anglais) donné à Impact North America par le président de Jarvis Legal, Alexandre Yérémian.